Kostenlose BI-Tools: Gratisgrenzen und private Freigabe
BI auswählen · Gratisversionen · Stand: 10.10.2026 · Redaktion: Axel Schweizer
Kostenlose BI-Software reicht für unterschiedliche Aufgaben: einen lokalen Bericht, ein privates Dashboard im kleinen Team oder eine öffentliche Visualisierung. Entscheidend ist, ob die Gratisversion auch die vorgesehenen Leser und Daten abdeckt. Power BI Desktop und Tableau Desktop Free eignen sich für lokale Analyse; Data Studio für geteilte Berichte; Zoho Free für einen sehr kleinen Empfängerkreis; Metabase OSS für Teams mit eigenem Betrieb. Die Einordnung beruht auf Herstellerquellen, nicht auf vergleichenden Produkttests.
Gratisgrenzen vor dem Pilot festhalten
Unsere kostenlose Projektvorlage enthält 12 Anforderungen zu Nutzern, Freigaben, Datenquellen, Betrieb und Ausbaukosten. Power BI Free, Data Studio Basis und Metabase OSS sind als drei benennbare Kandidaten angelegt. Alle Bewertungen sind ungeprüft; passe Kriterien und Kandidaten an deine Aufgabe an.
Im Katalog „JSON-Projekt laden“ wählen. Eigene Eingaben anschließend als JSON sichern. Du darfst diese Vorlage kostenlos intern im Unternehmen verwenden, anpassen und mit deinem Projektteam teilen; diese Erlaubnis geht der allgemeinen Download-Beschränkung im Impressum vor.
Sechs Gratiswege und ihre Grenzen
„Dauerhaft kostenlos“ bedeutet hier: keine zeitlich begrenzte Testlizenz nach der aktuell dokumentierten Produktregel. Es ist keine Garantie, dass ein Hersteller den Tarif nie ändert. Kosten für Datenquellen, Konnektoren, Arbeitszeit und Infrastruktur kommen gegebenenfalls hinzu.
| Produkt und Gratisweg | Was kostenlos möglich ist | Leser und Freigabe | Typischer Ausbaupunkt |
|---|---|---|---|
| Power BI Desktop / Free | Lokale Berichterstellung; im Dienst persönliche Inhalte in „Mein Arbeitsbereich“. | Free allein ermöglicht keine gewöhnliche private Teamverteilung. Bezahlte Autorenlizenz; Leser brauchen Pro/PPU oder geeignete bezahlte Kapazität. | Zusammenarbeit und private Leserzugriffe. Lizenzregeln |
| Data Studio Basis (ehemals Looker Studio) |
Browserberichte und Freigaben ohne BI-Basisgebühr. | Benannte Personen, Gruppen oder öffentliche Links; Freigabe und Datenquellen-Zugang gemeinsam prüfen. | Organisationseigentum und Team-Workspaces über Pro; Konnektoren oder Datenabfragen können kosten. Details |
| Tableau Desktop Free Edition | Lokale Analyse auch nicht öffentlicher Geschäftsdaten, ohne Ablaufdatum. | Kein Teilen von Arbeitsmappen und keine Veröffentlichung in Cloud/Server. | Privates Teilen und Veröffentlichen über eine bezahlte Tableau-Lizenz. Editionen |
| Tableau Public | Öffentliche Visualisierungen und Lernen. | Veröffentlichungen sind öffentlich zugänglich; kein privater Empfängerkreis. | Für vertrauliche Teamberichte andere Edition wählen. Public-Grenzen |
| Zoho Analytics Free | 2 Nutzer insgesamt, 5 Workspaces, 10.000 Zeilen im Konto. | Administrator plus ein weiterer freigegebener Nutzer. | Mehr Nutzer, Zeilen oder weitergehende Funktionen benötigen einen bezahlten Tarif. Limits |
| Metabase Open Source | Selbst gehostete BI mit unbegrenzten Nutzern laut Hersteller. | Angemeldete Leser und öffentliche Links; öffentliche Links sind keine private Freigabe. | Hosting/Betrieb selbst tragen; feine Zeilen-/Spaltenrechte als Pro-/Enterprise-Funktion. Betrieb |
Welcher Einstieg passt zu deiner Aufgabe?
- Ein Analyst, lokale vertrauliche Datei: Power BI Desktop oder Tableau Desktop Free prüfen. Dateien und Geräte müssen zur Aufgabe passen; ein lokaler Bericht ist noch keine Teamplattform.
- Marketingbericht für mehrere benannte Leser: Data Studio Basis prüfen, besonders mit bereits verfügbaren Google-Quellen. Konnektor, Datenzugriff und Übergabe bei einem Besitzerwechsel gehören in den Pilot.
- Zwei Personen, kleiner Cloud-Datensatz: Zoho Free gegen die Zeilen- und Importgrenzen prüfen. Der dritte private Nutzer liegt bereits außerhalb des dokumentierten Gratisrahmens.
- Internes Team mit eigener Datenbank und Betriebsverantwortung: Metabase OSS prüfen. Benötigst du Zeilenrechte pro Person, muss die Lösung vor der Einführung nachgewiesen sein. Weitere Kandidaten wie Superset stehen im Open-Source-Vergleich.
- Öffentliche Datenstory: Tableau Public prüfen. Vertrauliche HR-, Produktions- oder Controllingdaten gehören nicht in öffentliche Veröffentlichungen.
Power BI: Kostenlos erstellen, Teamzugriff gesondert lizenzieren
Desktop ist kostenlos; die Free-Lizenz des Dienstes dient dem persönlichen Arbeitsbereich. Bei gewöhnlicher privater Freigabe brauchen Autor und Leser Pro beziehungsweise PPU. Auch ein Bericht in Microsoft Teams behält die Power-BI-Lizenzanforderungen. Free-Leser mit Viewer-Rolle können Inhalte in geeigneter Premium-P-Kapazität oder Fabric F64 und höher nutzen; Bericht und zugehöriges semantisches Modell müssen passend liegen. Eine bezahlte Kapazität und Autorenlizenzen bleiben erforderlich. PPU ist keine Freigabe an beliebige Free-Leser. Microsoft: Nutzerlizenzen, Freigaben, Teams.
„Publish to web“ veröffentlicht ohne Anmeldung im Internet, einschließlich zugrunde liegender Daten. Das eignet sich nicht als Ersatz für privaten Teamzugriff. Microsofts Freigabehinweise. Weitere Lizenzfälle: Power-BI-Kosten.
Data Studio: Basisfreigabe und Organisationseigentum unterscheiden
Google führt das Produkt wieder als Data Studio; Looker Studio bleibt ein Suchalias. Die Basisversion ist kostenlos. Berichte lassen sich mit benannten Personen oder Gruppen teilen; Links können auch öffentlich sein. Welche Daten Leser sehen, hängt zusätzlich von den Datenquellen-Zugangsdaten ab. Organisationsregeln können externe Freigaben begrenzen. Google: Einstieg und Freigabe.
Basisinhalte gehören der erstellenden Person. Pro-Inhalte gehören der Organisation und werden in deren Cloud-Projekt sowie Team-Workspaces verwaltet. Das kann für eine dauerhafte Übergabe entscheidend sein. Google: Eigentum und Pro-Verwaltung. Drittanbieter-Konnektoren und angebundene Datenplattformen separat kalkulieren. Unsere Konnektorübersicht und das Produktprofil helfen beim nächsten Schritt.
Tableau Desktop Free und Public sind verschiedene Gratiswege
Desktop Free Edition erlaubt lokale Arbeit mit privaten Daten auch für Unternehmen. Sie hat laut Hersteller kein Ablaufdatum. Arbeitsmappen mit anderen teilen oder nach Tableau Cloud/Server veröffentlichen gehört zur bezahlten Professional-Edition. Tableau: Editionsvergleich.
Tableau Public ist eine kostenlose Veröffentlichungsplattform. Veröffentlichte Visualisierungen sind im Internet zugänglich; Daten müssen für eine öffentliche Nutzung geeignet sein. Verstecken im Profil macht einen Bericht nicht privat. Tableau Public FAQ. Die Desktop Public Edition ist laut Editionsvergleich nicht für kommerzielle Nutzung vorgesehen; für lokale Geschäftsanalyse deshalb die eigenständige Free Edition prüfen. Editionen und Nutzung.
Zoho Free: Zwei Nutzer sind das gesamte Konto
Der „Always Free“-Tarif umfasst 2 Nutzer: Administrator plus einen freigegebenen Nutzer, maximal 5 Workspaces und 10.000 Zeilen im Konto. Die Grenze gilt nicht pro Bericht. Ein zunächst umfangreicherer 15-Tage-Test bezahlter Tarife beweist daher noch keine dauerhafte Gratisnutzung. Nach dem Wechsel zu Free bleiben Daten erhalten; oberhalb der Zeilengrenze können keine neuen Zeilen hinzugefügt werden. Die Hilfe nennt außerdem bis zu drei geplante Importe aus öffentlich zugänglichen Web-URLs und drei SQL Query Tables. Das ersetzt keine Zusage für jeden ERP- oder CRM-Konnektor. Zoho: Free-Funktionen und Ende des Trials. Für umfangreichere Projekte: Zoho-Analytics-Profil.
Metabase OSS: Lizenzkosten und Betriebsarbeit trennen
Die selbst gehostete Open Source Edition hat laut Preisseite keine Nutzerobergrenze. Angemeldete Leser und öffentliche Links sind verfügbar. Die integrierten feinen Zeilen-/Spaltenrechte gehören zu Pro/Enterprise; Collection-Rechte allein sind kein Nachweis einer personenbezogenen Datentrennung. Editionsvergleich. Server, Updates, Sicherungen und Wiederherstellung brauchen Verantwortliche; die kommerzielle Cloud ist ein anderer Tarif. Lizenzgrundlage: AGPL beziehungsweise kommerzielle Lizenz. Den Betriebsfall und weitere Werkzeuge behandelt der Open-Source-BI-Vergleich.
Was zehn Personen beim Ausbau kosten können
Eigene Lizenzrechnung für einen privaten Power-BI-Bericht
Beispielannahmen: ein Autor und neun Leser, alle benötigen neu Pro, keine passende Premium-/F64-Kapazität und keine bereits enthaltenen Pro-Lizenzen. Microsoft nennt für Deutschland 12,10 EUR je Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. (Stand 10.10.2026). Offizielle Preisseite.
10 × 12,10 = 121 EUR monatlicher Lizenzwert; 1.452 EUR pro Jahr. Ein kostenloser Desktop beim Autor beseitigt die Leseranforderungen nicht. Sind beispielsweise vier Personen bereits über passende E5-Lizenzen mit Pro versorgt, bleiben in diesem vereinfachten Modell sechs neue Lizenzen: 72,60 EUR monatlich beziehungsweise 871,20 EUR jährlich. Vorhandene Verträge zuerst prüfen.
Das ist eine nachgerechnete Lizenzrechnung, kein gemessener Projektpreis. Konnektoren, Datenplattform, Aufbau, Support und Pflege sind nicht enthalten. F64 hat eigene Kapazitätskosten und wird hier nicht als günstigerer Weg unterstellt. Für den Gesamtaufwand nutze den BI-Kostenrechner.
Freigabe mit echten Leserrollen prüfen
Eigener Abnahmefall, synthetisch: Ein Teambericht enthält Nord mit Umsatz 3.000 EUR und Süd mit 4.000 EUR. Zwei normale Leserkonten sollen jeweils nur ihren Bereich sehen; ein nicht eingeladener Gast soll keinen Zugriff erhalten. Diese Regeln sind Beispielanforderungen, keine bestätigten Fähigkeiten der Gratiseditionen.
- Gratiszustand festhalten: Edition, Ablaufdatum einer Testphase, Konto-/Kapazitätslizenzen und aktiven Freigabeweg notieren. Den Test im dauerhaften Zieltarif wiederholen.
- Normalen Leser anmelden: Bericht mit Nord-Konto öffnen: 3.000 EUR erlaubt, Süd-Zeilen und Gesamtdaten nicht. Mit Süd-Konto entsprechend 4.000 EUR prüfen. Auch Export, Drill-down und Datenquellenzugriff kontrollieren.
- Link ohne Berechtigung öffnen: Mit einem getrennten Gastkonto prüfen. Ein bloß nicht gelisteter oder schwer erratbarer Link erfüllt die private Freigabeanforderung nicht.
- Zugriff widerrufen: Den im Pilot eingeladenen Leser entfernen und erneut prüfen. Erfolgreiches Widerrufen und Ergebnis mit Datum dokumentieren.
- Wachstum durchrechnen: Dritten, zehnten und späteren Leser sowie zusätzliche Zeilen und Konnektoren kalkulieren. Alle nötigen Lizenzen einschließlich Autoren erfassen.
Nutze ausschließlich synthetische Daten, solange Veröffentlichung und Zugriffsgrenzen ungeklärt sind. Trage Ergebnisse und Belege in die importierbare Prüfvorlage ein. Wenn Bereichsrechte nicht gebraucht werden, passe das Muss-Kriterium vor dem Vergleich an; öffentliche Daten erfordern einen anderen Katalog als vertrauliche Geschäftszahlen.
Quellen und Grenzen dieses Vergleichs
Die Produktgrenzen stammen aus den verlinkten Herstellerdokumenten und Preisangaben, geprüft am 10.10.2026. Tarifnamen, Nutzergrenzen und Freigaberegeln können sich ändern. Die Rechenbeispiele und Anforderungen stammen von BIS. Es wurde kein vergleichender Produkttest durchgeführt und keine Anmeldung in den sechs Gratiswegen dokumentiert. Eine zugesagte Funktion muss in der gewählten Edition und Umgebung geprüft werden. Wie wir Herstellerangaben von Tests trennen, steht in der Methodik.
Den kostenfreien Einstieg und den Ausbau planen
Du kannst den Katalog selbst ausfüllen und für Controlling, HR oder Produktion konkretisieren. Bei Bedarf bietet unsere Schwesterseite BIC Unterstützung bei Auswahl und Einrichtung. BIS und BIC werden von Axel Schweizer betrieben; daraus entsteht ein wirtschaftliches Interesse. Herstellerlinks hier sind gewöhnliche Quellenlinks ohne BIS-Partnerkennung. Details: Finanzierung.